CAse Study
Dokumentenprozesse auf den Weg gebracht
Der Landesbetrieb Straßenbau (Straßen.NRW) hat an den landesweit 100 Standorten seine gesamte Druckerflotte modernisiert. Im Zuge dessen wurde das bestehende Print-&-Follow-Konzept um zusätzliche Funktionen erweitert. Die MSE begleitet den Roll-out der Maschinen zudem mit einem Change-Kommunikationskonzept, um eine reibungslose Integration der neuen Systeme in die Betriebsabläufe zu gewährleisten.
HINTERGRUND
Rechnet man sämtliche Autobahnen, Bundes- und Landstraßen zusammen, für die der nordrhein-westfälische Landesbetrieb Straßenbau (Straßen.NRW) verantwortlich ist, kommt man auf eine Strecke von rund 20.000 Kilometern. Dies entspricht ungefähr der Entfernung von Berlin nach Los Angeles inklusive Rückweg. Hinzu kommen noch einmal 13.000 Bauwerke wie Brücken oder Tunnel. Rund 5.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an mehr als 100 Standorten, um die Verkehrsinfrastruktur des einwohnerstärksten Bundeslands in Deutschland zu sichern. Zur Führungsphilosophie von Straßen. NRW gehört dabei eine ergebnisorientierte Steuerung durch Budgetierung, die auf den Grundlagen eines kaufmännischen Rechnungswesens sowie einer detaillierten Kosten- und Leistungsrechnung aufsetzt. Vor diesem Hintergrund hat der Betrieb auch seine bisherigen Druck- und Kopierprozesse auf den Prüfstand gestellt.
HERAUSFORDERUNG
Aufgrund der gestiegenen Anforderungen von Straßen.NRW wollte man die Leistungsfähigkeit sowie Kosteneffizienz der bestehenden Druckerinfrastruktur an den 100 Standorten des Betriebs verbessern. Gemeinsam mit dem Partner KYOCERA suchte man dazu eine passgenaue Lösung. Ziel war es, die Flotte zu modernisieren und im Zuge dessen die Druckkosten zu senken bzw. die Funktionalitäten und Umwelteigenschaften der Flotte zu verbessern. Eine besondere Herausforderung bestand dabei in der Einhaltung eines ambitionierten Projekt- Zeitplans für Planung, Vorbereitung und Testphase sowie für die reibungslose Einführung der Systeme in den laufenden Betrieb.
Lösung
Gemeinsam entwickelten Straßen.NRW, KYOCERA Document Solutions und die MSE ein mehrstufiges Optimierungskonzept, das den Austausch der alten Flotte durch moderne Multifunktionssysteme von KYOCERA vorsah. Um den hohen Anforderungen der Mitarbeiter an umfangreiche Scan-, Druck- und Kopierfunktionen gerecht zu werden, kamen an den 100 Standorten insgesamt 330 TASKalfa-Systeme (u. a. die Modelle TASKalfa 2251ci, 3051ci, 4551ci sowie 266ci) sowie A4 Multifunktions-systeme (u.a. ECOSYS M2535di) von KYOCERA zum Einsatz. Aufgrund des sehr geringen Energieverbrauchs – gemessen am sogenannten TEC-Wert – spart Straßen.NRW im Jahr 10.000 Euro an Strom ein. Dies entlastet nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. Zudem kompensiert der Landesbetrieb durch die Verwendung des klimaneutralen KYOCERA-Originaltoners jährlich 60,6 Tonnen CO2.
Um die Scan-, Kopier- und Druckprozesse zu optimieren, erweiterte man zusätzlich das bereits etablierte Print-&-Follow-Konzept um zusätzliche Funktionen wie OCR-Texterkennung oder die Möglichkeit des mobilen Druckens. Print&Follow ermöglicht es, das Druckjobs nicht einfach auf einem bestimmten Druck- oder Multifunktionssystem ausgegeben werden: Vielmehr entscheidet der Anwender wann und wo er seinen Ausdruck abholen möchte. Die Mitarbeiter von Straßen. NRW können daher die gesamte Multifunktionsflotte an den über 100 Standorten des Landesbetriebs nutzen. Auch das Scannen ins eigene E-Mail-Postfach ist mit nur einem Klick am Touch-Panel möglich. Zeitgleich wurde auch die Möglichkeit des mobilen Druckens über eine zentrale E-Mail-Adresse geschaffen. Dies sorgte für zusätzliche Flexibilität.
Damit die über 5.900 Mitarbeiter des Landesbetriebs die neuen Systeme problemlos nutzen konnten, begleiteten die MSE und die IT-Abteilung von Straßen.NRW den gesamten Roll-out mit einem umfangreichen Change-Management. Die Mitarbeiter wurden dabei über regelmäßige Newsletter und Artikel im Intranet über Möglichkeiten und die Funktionsweise der neuen Maschinen und Lösungen aufgeklärt.
ERGEBNISSE
Schritt für Schritt zu optimierten Prozessen
- Durch den Einsatz von ressourcenschonenden Druck- und Multifunktionssystemen von KYOCERA Document Solutions wurde die Systemflotte an den über 100 Standorten bei Straßen.NRW modernisiert. Anwendern stehen damit umfangreiche Scan-, Druck-und Kopierfunktionen zur Verfügung, die die tägliche Arbeit vereinfachen.
- Erweiterung des bereits etablierten Print-&-Follow-Konzepts: So können die Mitarbeiter nicht nur standortunabhängig Drucken, Scannen und Kopieren – auch nützliche Funktionen wie die OCR-Texterkennung zum Erstellen durchsuchbarer Dokumente oder die Möglichkeit des mobilen Druckens wurden eingeführt.
- Es wurde die Möglichkeit geschaffen, MS-Office-Dokumente mobil auszudrucken: Anwender senden dazu ihre Druckaufträge an eine zentrale E-Mail-Adresse und können sie dann standortunabhängig an einem verfügbaren Multifunktionssystem ausgeben. Auch die Möglichkeit, auf Smartphone zu scannen, wird im Rahmen des Projekts realisiert.
- Durch die Festlegung von Druckregeln (z. B. Drucken von E-Mails erfolgt in Schwarzweiß) konnten die Kosten gesenkt werden. Bei einer dreiseitigen E-Mail beträgt die Differenz beispielsweise 11 Cent im Vergleich zu vorher.
- Durch den Einsatz des klimaneutralen Originaltoners von KYOCERA Document Solutions Deutschland konnte Straßen.NRW seine Umweltbilanz verbessern: So kompensiert der Betrieb jährlich rund 60,6 Tonnen CO2.
REIBUNGSLOSER ROLL-OUT IM LAUFENDEN BETRIEB:
CHANGE MANAGEMENT BEGLEITET MODERNISIERUNGS-PROZESS
- Die Mitarbeiter von Straßen.NRW wurden mittels verschiedener Kommunikationstools über die Einführung der neuen Systeme sowie der neuen Funktionen informiert.
- Die wichtigsten User bzw. IT-Mitarbeiter wurden in speziellen Workshops geschult.
- Nützliche Funktionen im Umgang mit den Systemen (z. B. Heftfunktionen) wurden den Mitarbeitern in einem Online-Newsletter vorgestellt.
- Durch ein kontinuierliches Change- Management wurde die Akzeptanz der Print- &-Follow-Lösung sowie der sichere Umgang der Mitarbeiter mit Funktionen wie Duplex-oder Broschürendruck etc. gewährleistet.
- Planung sowie Rollout wurden innerhalb kürzester Zeit umgesetzt.
KUNDENMEINUNG
„Das Modernisierungskonzept unserer Flotte hat sich in allen Punkten bezahlt gemacht. Der Austausch der Systeme erfolgte sehr professionell und ohne Störungen in unseren Betriebsabläufen. Besonders positiv ist, dass wir nicht nur unsere Druckkosten senken konnten, sondern durch die kommunikative Begleitung des Projekts seitens der MSE eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern sichergestellt haben.“
Mario Lukas, Projektleiter Straßen.NRW
