CAse Study
Referenz Finanzdienstleistungen
Die Sparkasse Hamm modernisierte ihre alte Drucker- und Kopierer-Infrastruktur, um Kosten zu senken und eine Validierung durch die Finanz-Informatik zu erreichen. Zur Steigerung der Kostentransparenz und -kontrolle wurde auch die Software-Lösung IQ4docs installiert.
HINTERGRUND
Mit 23 Standorten und rund 380 Mitarbeitern ist die Sparkasse Hamm ein wichtiger Finanzdienstleister der Region. Aufgrund der Größe des Filialnetzes strebte das Institut eine einheitliche Drucker- und Kopiererlandschaft an, die durch die Finanz-Informatik (FI) validiert sein sollte. Als IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe und einer der größten Banken-IT-Dienstleister in Europa hat die FI hohe Anforderungen an die eingesetzten ITK-Lösungen, die die 320 in den Büro- und Geschäftsräumen bislang eingesetzten Drucker und Kopiersysteme nicht erfüllten.
HERAUSFORDERUNG
Um die Vorgaben der FI zu erfüllen, musste die alte Flotte gegen moderne Systeme ausgetauscht werden. Zeitgleich sollten durch die Modernisierung die Druck- und Kopierprozesse optimiert werden. So fehlte es etwa an einer Lösung, mit der sich die Outputkosten erfassen ließen – fehlende Transparenz und zu hohe Kosten waren die Konsequenz, was die Administration der Flotte erschwerte. Auch die Sicherheit der sensiblen Druckdaten beziehungsweise Dokumente war nicht ausreichend gegeben, da effiziente Fax- und Scan-Workflows fehlten.
Lösung
Die MSE GmbH wurde mit dem Austausch der vorhandenen Drucker und Kopierer-Infrastruktur beauftragt. Die Entscheidung fiel zugunsten der ressourcenschonenden und durch die FI-validierten Druck- und Multifunktionssysteme von KYOCERA Document Solutions aus. Um die Kostentransparenz sowie die Dokumentensicherheit zu gewährleisten, wurde überdies die Print-&-Follow-Lösung IQ4docs installiert. Diese sorgt dafür, dass die Ausgabe eines Druckauftrags erst nach der Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters am System erfolgt. Im Ausgabefach vergessene Dokumente oder Fehldrucke gehören damit der Vergangenheit an. Überdies wurden einheitliche Fax- und Scan-Workflows durch den IQ4docs Device Client bereitgestellt. Hierdurch können die Druckjobs verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden, was die Transparenz bei der Abrechnung erhöht.
ERGEBNIS
Mehr Transparenz und geringere Kosten
- Reduktion der Geräteanzahl von 320 auf 180 Drucker- und Multifunktionssysteme. Dadurch konnten die Outputkosten bei der Sparkasse Hamm gesenkt werden.
- Aufsetzen eines effizienten und transparenten Dienstleistungskonzepts durch die MSE GmbH und KYOCERA Document Solutions, in dessen Rahmen sowohl die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien als auch der Service der Systeme automatisiert wurde. Dadurch konnte die IT-Administration der Sparkasse Hamm entlastet werden.
- Durch den Einsatz der Print-&-Follow-Lösung IQ4docs konnte die Dokumentensicherheit sowie die Kostentransparenz erhöht werden.
KUNDENMEINUNG
„Mit den Produkten der Firma KYOCERA und der Firma MSE GmbH aus Unna sind wir sehr zufrieden und können beide Partner weiterempfehlen. Schon der Rollout der Geräte – trotz eines sehr engen Zeitplans – wurde von der Firma MSE GmbH zu unserer vollsten Zufriedenheit abgewickelt. Durch den Einsatz von IQ4docs und der Verwendung unserer vorhandenen Legic-Leser können die Druckaufträge an allen Multifunktionsgeräten – standortübergreifend – abgerufen werden. Da der Ausdruck an den Multifunktionssystemen erst nach gültiger Benutzerlegitimation erfolgt, konnte die Sicherheit sensibler Datenausdrucke deutlich erhöht werden. Die automatische Nachbestellung von Tonern und die prompte Lieferung funktionieren wie versprochen. Von den Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen wurden die Funktion „Scan@Me“ sowie die Möglichkeit, die kompletten Vertragsunterlagen eines externen Partners auf Knopfdruck einzuscannen und sofort automatisch an eine fest vordefinierte E-Mail-Adresse zu versenden.“
Jürgen Klocke, Leiter Organisation und IT
