Typisch! PDF Drucken
Die Geschichte vom typischen Projekt

Runter mit den Kosten! - CnPC schafft Fakten

Es war einmal… eine Firma mit der Idee die Druckkosten zu senken. Hier lesen Sie wie ein Projekt erfolgreich verläuft, was wir für Sie tun und was Sie davon haben. Diese Geschichte entspringt der Fantasie des Autors. Dennoch möchten wir nicht von einem Märchen reden, denn mit Card'n'Print Card'n'Copy schaffen wir Fakten und das ist keine Zauberei … aber sehen Sie selbst!

„Und Sie gehen meinen Druckkosten an den Kragen?“ Neugierig und zugleich entschlossen stand der Firmenchef auf unserem CeBIT-Messestand. Natürlich wusste er um die Wirtschaftlichkeit der Kyocera-Laserdrucker.

Allein das Wissen um den günstigen Verbrauch reichte ihm aber jetzt nicht mehr: „Ich will sehen, wie hoch die Kosten in den einzelnen Abteilungen sind. Außerdem frage ich mich schon seit längerem, ob wir so viele Drucker, Kopierer und Faxe in unserem Unternehmen überhaupt brauchen“. Visitenkarten wechselten die Seiten, Hände wurden geschüttelt und der Mann verschwand in den Messe-Massen.

Wenige Tage später kam es zum Treffen vor Ort. Die Geräteanalyse ergab ein buntes Wirrwarr verschiedenster Geräte aller namhaften Hersteller. Nahezu alle Arbeitsplätze im Büro waren mit einem Einzelplatzdrucker ausgestattet, vereinzelt fanden sich größere Maschinen, darunter Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte. Die Liste aller Output-Geräte wuchs von Stockwerk zu Stockwerk – bis auf 51 Positionen!

Keine Frage! Ein neues Konzept musste her, dass
  • die alten Maschinen nach und nach ersetzte,
  • Funktionalitäten vereinte,
  • die Bedienung vereinheitlichte,
  • die Wartung und Bestellung vereinfachte, und nicht zuletzt:
  • ein flexibles Kostenstellenmanagement ermöglichte.
Nur zwei Wochen nach der Analyse lag dem Unternehmer unser Vorschlag auf dem Tisch:

Durch den Einsatz moderner Multifunktionsgeräte wurde die Maschinenanzahl von 51 auf stattliche 22 Geräte reduziert. Die optimalen Stellplätze wurden anhand der baulichen und organisatorischen Gegebenheiten ausgewählt.

Außerdem wurde mit Card'n'Print Card'n'Copy ein Kostenstellenmanagement installiert, dass nachhaltig die Kosten nach unten drückte: Ab sofort wurden alle Ausgaben an den Kyocera-Geräten den einzelnen Kostenstellen zugeordnet. Mit dem neuen System zog auch bei den Mitarbeitern ein neues Bewusstsein für das Handling ein – das Druckvolumen sank spürbar.

Dank der eingeführten Print&Follow™ erhielt jeder Mitarbeiter ab sofort erst dann seine Dokumente, wenn er sich am Ausgabegerät identifiziert. Damit konnten auch besonders sensible Bereiche wie die Personal- und Entwicklungsabteilung die Möglichkeit erhalten, ihre schützenswerten Unterlagen an allen Ausgabegeräten abzufordern.

An neue Pin-Codes oder ID-Karten musste sich niemand gewöhnen, denn Card'n'Print Card'n'Copy ermöglichte den Einsatz der mit Legic ausgestatteten Schlüsselanhänger, mit denen bereits seit einiger Zeit der Zutritt zum Firmengelände gesteuert wurde.

In der Hausdruckerei wurde Cluster Printing installiert, um für zwischenzeitliche Druckspitzen bequem bis zu acht Ausgabegeräte kombinieren zu können. Diese kostengünstige Funktion ersetzte die Diskussion um die Anschaffung eines Hochleistungsdruckers, über dessen wirtschaftliche Auslastung in der Vergangenheit viel gestritten worden war.

Auch der Administrator zeigte sich zufrieden. Nach der Einrichtung des Systems funktionierte Card'n'Print Card'n'Copy reibungslos und ohne weitere Kontrolle: Wann immer die Geschäftsführung ein Überblick über die Druckkosten erhalten wollte, gab eine übersichtliche Auswertung Aufschluss. Wann immer eine Berechtigung zu ändern war, war dies mit wenigen Klicks erledigt. Und wenn an einem Ausgabegerät nach einer Abrechnung ein neuer Seitenpreis zu Grunde gelegt wurde, dauert auch dieser Eingriff nur wenige Minuten.

Freude zog auch in der Führungsetage ein, denn Card'n'Print Card'n'Copy schaffte Fakten: Schon mit der Reduzierung der Geräte konnte das Unternehmen innerhalb eines Jahres 20 Prozent der Druckkosten einsparen – und damit nicht genug! Mit dem Einsatz von Card'n'Print Card'n'Copy wurden die Kosten um weitere 30 Prozent reduziert – ein geradezu märchenhaftes Ergebnis.