Die Berufsakademie (BA) Lörrach ist bekannt für ihre praxisnahe, wissenschaftlich fundierte Ausbildung auf höchstem Niveau. Auf höchstem Niveau ist auch die IT-Infrastruktur der Akademie. Für die Einführung eines neuen Outputmanagements, kombiniert mit einem komfortablen Abrechnungssystem, hat sich die Berufsakademie kompetente Hilfe ins Haus geholt: Die Unternehmen jaka OHG, M.S.E. GmbH und Kyocera Mita sorgten gemeinsam für eine erfolgreiche Umsetzung.

Die Seminarräume der BA Lörrach bieten einen atemberaubenden Blick auf die idyllische Landschaft. Trotz der Idylle herrscht in der Akademie rege Betriebsamkeit – denn hier findet ein straff organisiertes Studium statt. Vor und nach den Vorlesungen strömen Studierende und Dozenten durch die Gänge, loggen sich an öffentlich zugänglichen Rechnern ins Akademienetzwerk oder Internet ein, drucken und kopieren Seminarunterlagen, leihen Bücher aus der Bibliothek aus und stürmen zur Mittagszeit gleichzeitig in die Mensa.
Die gestiegene Anzahl der Studierenden, die Modernisierung der IT-Infrastruktur – zum Beispiel existieren Studiengänge, in denen die Studierenden ein Notebook von der BA bekommen – und ein erhöhtes Druck-Kopiervolumen veränderten die Anforderungen an die IT–Abteilung.

Mit dem Druckvolumen stieg auch der Handlungsdruck
IT-Leiter Claus Donner: „Unser größtes Problem stellten unsere öffentlichen Drucker dar. Sie waren nicht mit dem Abrechungssystem der Akademie verbunden und somit für jeden kostenlos. Es wurden Unmengen an unnötigem Papier gedruckt, zudem waren durch das häufige unsachgemäße Befüllen der Papierkassetten bald alle Drucker defekt.“ Als im Januar 2003 die Leasingverträge für die alten Kopierer ausliefen, leitete Claus Donner den Übergang in ein neues, modernes Dokumentenmanagement ein.
Die Herausforderung an die IT-Verantwortlichen: Alle Drucker und Kopierer sollten ins Netzwerk der BA Lörrach sowie in ein Abrechnungssystem eingebunden sein. Trotzdem sollten die Mitarbeiter und Dozenten weiterhin ungehindert drucken und kopieren können. Die Zählerstände sollten komfortabel über das Netzwerk abzurufen sein. Die Verwaltung der Abrechnungen sollte automatisiert, Service und Wartung für die Geräte komplett ausgelagert werden.
Schnell wurde klar, dass eine ideale Lösung nur in der Umstellung der unterschiedlichen Geräte auf Multifunktionsgeräte zu finden sei. Gleichzeitig sollte der Service der Hausdruckerei, in der die Dozenten den Druck umfangreicher Skripte veranlassen können, erweitert werden. Bei alldem mussten die Kosten kalkulierbar bleiben.

Die ideale Kombination
Die IT-Abteilung verglich die Angebote mehrerer Hersteller. Teststellungen gaben Aufschluss über Funktion, Praxisnähe und Wirtschaftlichkeit der Geräte.
Im Systemhaus jaka OHG fand man einen idealen Partner. Die Freiburger präsentierten als einziger Anbieter eine durchdachte und funktionierende Lösung mit multifunktionalen Systemen von Kyocera - auch Dank der Unterstützung des Kyocera-Lösungspartners M.S.E. aus Unna. „Kein anderer Hersteller konnte uns ein Abrechnungssystem anbieten, das neben den Kopien auch gedruckte Seiten mit einbezog und das erforderliche Maß an Sicherheit bot“, erinnert sich Claus Donner.
Aber nicht nur das: Mit der M.S.E.-Lösung Card'n'Print Card'n'Copy konnte die BA Lörrach auf ihr bereits etabliertes Intercard-Abrechnungssystem aufbauen. So entfielen weitere Anschaffungskosten genauso wie die Einführung neuer Ausweise. M.S.E.-Entwickler Volker Kanstein: „Vor allem die Abstimmung unserer Hardware mit dem Betriebssystem der Kartenleser war für uns eine Herausforderung.“
Mehr Komfort für Studierende, Mitarbeiter und Referenten
Wie geplant wurden alle öffentlich zugänglichen Drucker und Kopierer in der Berufsakademie durch acht multifunktionale Systeme von Kyocera ersetzt, je nach Standort und Druckaufkommen durch einen KM-2530, KM-3530 oder KM-6330. Alle Systeme können durch Einbindung in das Akademienetzwerk zum Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen genutzt werden. Jedes System ist an der Seite mit einem Kartenleser ausgestattet.
Durch das Einschieben einer aufgeladenen Karte kann ein Druck- oder Kopierjob begonnen werden. Beim ersten Praxistest des Systems „Card'n'Print Card'n'Copy auf Intercard“ im Mai 2004 zeigten sich die Anwender begeistert. Der Komfort und das einfache Handling mit Hilfe der neuen Lösung waren die Hauptgründe für die hohe Akzeptanz. Neben der einfachen Abrechnung stieß vor allem die Funktion des Print&Follow™ auf Begeisterung. Dabei druckt der Benutzer von einem Rechner in den Rechnerräumen oder von seinem privaten Notebook aus über Festnetz oder Wireless-LAN. Der Druckjob wird im Hintergrund verschlüsselt an den zentralen Printserver geschickt, unabhängig vom gewünschten Drucker.
Dann geht die Person zu einem beliebigen Multifunktionsgerät und steckt dort ihre Karte in das Terminal. Die Dokumente werden direkt ausgegeben und die Druckkosten auf der Karte abgerechnet. Dozenten, Professoren, und Mitarbeiter haben darüber hinaus die alternative Möglichkeit, die Druckkosten von einem persönlichen Kontingent auf dem Print Control Server (PCS) abbuchen zu lassen.
  
Das Herzstück der Lösung
Von ihrem Arbeitsplatz aus können sie dieses Konto jederzeit einsehen. Der Print Control Server registriert alle Auf- und Abbuchungen. Er bildet das Herzstück der M.S.E.-Lösung, deren Hard- und Software sich in allen acht neuen Multifunktionssystemen befindet. Die auf dem Printserver benötigten Benutzeraccounts werden mit Daten aus den beiden Novell eDirectories automatisiert angelegt.
Damit fällt kein zusätzlicher administrativer Aufwand an. Zusätzlich können die Mitarbeiter und Dozenten der Berufsakademie nun in der Hausdruckerei ihre auf Datenträgern gespeicherten Skripte abgeben oder per Email schicken und dort über das Multifunktionssystem KM-6330 in Höchstgeschwindigkeit drucken, vervielfältigen und heften lassen. Damit ist auch die Zeit vorbei, in der ein defektes Gerät zu langen Wartezeiten führte oder Druckjobs unbearbeitet in der Warteschlange vergessen wurden – sie werden nach einer vorgegebenen Frist automatisch gelöscht.
Heute benötigen die Studierenden nur noch eine Karte für alles: Studierendenausweis, Bibliotheksausweis, Zahlung von Essen und Getränken oder von Säumnisgebühren in der Bibliothek, Zutrittskontrolle sowie fürs Drucken und Kopieren.
Studierende und Dozenten nutzen auch sehr häufig die gratis angebotene Möglichkeit der Multifunktionsgeräte, Vorlagen per Scan-to-email-Funktion einzuscannen und sich selbst oder anderen zusenden zu lassen.
Ein umfassendes Servicepaket rundet die erfolgreiche Installation ab
Den kompletten Service-Support für alle Multifunktionsgeräte übernimmt das Systemhaus jaka. In dem abgeschlossenen Leasing-Vertrag sind nicht nur die Kosten für die Geräte und Toner, sondern auch für Wartung und Service enthalten. Der Leasing-Vertrag auf Klickpreisbasis wurde aus Erfahrungswerten auf 100.000 Seiten/Monat festgelegt. Für IT-Leiter Claus Donner sind damit alle Anforderungen realisiert worden: „Mit der Entwicklung der M.S.E.-Lösung und dem Servicepaket sind wir sehr zufrieden, wir erhalten eine exzellente Betreuung.“
Die vormals aufwändige Erfassung der Zählerstände und Statistiken erfolgt nun nahezu automatisch. Jeden Monat wird eine Abrechnungsaufstellung vom Print Control Server an die BAVerwaltung geschickt. Nicht abgerechnete gedruckte Dokumente gehören der Vergangenheit an.
Durch das wirtschaftliche Outputmanagement und das einfache, komfortable Abrechnungssystem kann die BA den Studierenden nun einen Seitenpreis von 4,5 Cent bieten.

 Im Copy Shop vor Ort kosten die Kopien 10 Cent. Das neue Outputmanagement hat nicht nur für mehr Komfort und Wirtschaftlichkeit gesorgt, sondern auch Wege für die IT-Abteilung erheblich verkürzt. IT-Mitarbeiter Stajta: „Sehen Sie sich meine Schuhsohlen an, sie sind der beste Beweis dafür, wie wir von dem neuen System profitieren.“