Zukunftsorientiertes Druckmanagement in der Automobilindustrie

Sicher und komfortabel drucken mit KYOcontrol Enterprise. Die im süddeutschen Laupheim ansässige Lindenmaier AG ist auf die Herstellung von Motor-, Getriebe-, Fahrwerk- und Sicherheitskomponenten spezialisiert. Über die vergangenen Jahrzehnte hat sich das Unternehmen von einem klassischen Hersteller von Präzisionsdrehteilen zu einem wichtigen Partner der Automobilindustrie entwickelt und ist heute einer der größten Lieferanten von Turboladerbauteilen in Europa.
  
Der technische Fortschritt gehört ebenso zu den Grundpfeilern des Unternehmens wie die ständige Optimierung von Arbeitsabläufen. Vor diesem Hintergrund stand vergangenes Jahr auch das Projekt Dokumentenmanagement auf der Agenda der IT Abteilung. Eines der wesentlichen Ziele war es, durch ein ganzheitliches, zukunftsfähiges Konzept die Voraussetzungen für ein elektronisches Archivierungssystem zu schaffen. Gleichzeitig sollte die im Laufe der Zeit gewachsene, heterogene Systemlandschaft mit ihrer Vielzahl an Druck-, Kopier- und Faxgeräten vereinheitlicht werden. Nicht zuletzt, um den enorm hohen Serviceaufwand und die unüberschaubaren Kosten deutlich zu reduzieren. Ein weiteres wichtiges Argument für eine neue Outputlösung waren gesetzliche und unternehmerische Anforderungen an sicheres Drucken. Sicherheit beim Drucken von vertraulichen Dokumenten, Kostentransparenz und Anwenderfreundlichkeit waren zusammengefasst die zentralen Anforderungen von Lindenmaier an eine neue Lösung. Darüber hinaus sollten statt der EinzelgeräteMultifunktionssysteme mit vielseitigen Scanfunktionen für eine spätere Verbindung zu einem elektronischen Archivierungssystem für die Abteilungen angeschafft werden.
 
Um diese Anforderungen vollständig zu erfüllen, führte die in Laupheim ansässige Firma Rommel Bürotechnik in einem ersten Schritt eine umfangreiche KYOconsult-Analysedurch. Auf Basis der dabei gewonnen Ergebnisse wurde anschließend ein auf KYOCERA-Systemen und –Softwarelösungen aufbauendes Outputkonzept entwickelt. Insgesamt13 Multifunktionssysteme des Typs KM-2560 und KM-C2525wurden als Abteilungssysteme installiert. Hinzu kamen ca.25 Arbeitsplatzdrucker FS-1300D für Einzelbüros und Abteilungsleiter sowie Din A4 Farbdrucker FS-C5025N und schnelles/w-Drucker des Modells FS-4000DN. Ergänzt wurde die Landschaft durch einige Multifunktionssysteme FS-1118MFP.„Ein großer Vorteil von KYOCERA ist die vollständige Produktpalette vom Arbeitsplatzdrucker bis zum farbfähigen Multifunktionssystem“, erklärt Matthias Rausch, Leiter IT &Organisation bei Lindenmaier. „Der entscheidende Faktor, neben den günstigen Seitenpreisen, war aber die neuentwickelte Lösung KYOcontrol Enterprise, die mit unseren vorhandenen Legic-Karten der Zeiterfassung genutzt werden konnte.“ KYOcontrol Enterprise ist eine Sicherheitslösung für Drucker und Kopiersysteme, die Druckaufträge nur nach der Identifizierung des Mitarbeiters mit seiner persönlichen Karte am Drucksystem ausgibt. So können Ausdrucke weder in falsche Hände noch durcheinandergeraten. Zusätzlich bietet das System die komfortable Print&Follow Funktion, durch die Ausdrucke nach dem Abschicken an jedem beliebigen Gerät abgeholt werden können. Dadurch entfallen zeitraubende Wartezeiten, falls ein Gerät gerade durch einen anderen Druckjob belegt oderdefekt ist. Die Anwenderfreundlichkeit hat sich auch beim Scannen und Faxen durch KYOcontrol stark vereinfacht, aufwändiges Klicken durch ein Menü entfällt. Denn durch die Identifikation am System mit der Mitarbeiterkarte erkennt das Gerät den Benutzer und personalisiert ausgehendeFaxe und Emails automatisch mit seiner PC Faxnummer sowie seiner Emailadresse. Auch der Ordner zur Ablage der gescannten Dokumente wird automatisch vorgeschlagen. Durch die Vielfalt der Funktionen und leichte Bedienbarkeit war auch die Akzeptanz der neuen Systeme bei den Mitarbeitern von Anfang an sehr hoch.

Für die IT Abteilung ist die zentrale Administration aller Gerätemit KYOcontrol besonders wichtig. Etwa die Zuordnung von Druckkosten zu Kostenstellen sowie die Überwachung der Geräteauslastung. Die IT Abteilung nutzt diese Funktionenauch für ein Druckkostenmonitoring, zum Beispiel für Farbausdrucke. „Beobachten wir etwa in einer Abteilung ein sehr hohes und somit kostenintensives Farbdruckaufkommen, so können wir die Abteilung darauf hinweisen“, erklärt Matthias Rausch. So konnte mit der Einführung der Lösung nicht nur die Anzahl der Fehldrucke aufgrund durcheinandergeratener Dokumente verringert werden, gleichzeitig wurde ein neues Bewusstsein bei den Mitarbeitern geschaffen. Die IT Abteilung war selbst erstaunt festzustellen, dass sich das Druckaufkommen von 150.000 Seiten s/w und 15.000 SeitenFarbe monatlich nun um 15 bzw. 60 Prozent verringert hat. Das komplette Druck- und Kopiermanagement wird von der Firma Rommel Bürotechnik betreut. Dabei werden Hardware, Service und Verbrauchsmaterialien über eine monatliche Klickpreisgebundene Pauschale abgerechnet (Miet- undServicevertrag). So hat Lindenmaier einen einheitlichen Ansprechpartner für alle Systeme und transparente Kosten.„Mit der Umsetzung des Konzepts haben wir eine Lösung etabliert, die sowohl technisch, administrativ als auch kaufmännisch zukunftsweisend ist“, erklärt Matthias Rausch.„Auch die bislang angemahnten Aspekte des Datenschutzes konnten zufriedenstellend gelöst werden. Gleichzeitung haben wir die Infrastruktur geschaffen, auf der wir das Dokumentenmanagementsystem und die Archivierung aufsetzen können.“ 


Lindenmaier AG - Zukunftsorientiertes Druckmanagement in der Automobilindustrie