Die Welt zu Gast in Iserlohn
Sicheres Drucken und hochwertige Farbdokumente auf internationalem Wirtschaftskongress
Es war die zweite Auflage des Campus Symposiums“, einem internationalen Wirtschaftskongress, organisiert von den Studenten der privaten Fachhochschule BITS in Iserlohn. Dieses Mal sollte der Kongress größer und umfangreicher werden, als auf der Premiere und genau das gelang den Organisatoren vortrefflich: Top-Experten aus Wirtschaft und Politik ließen sich als Referenten gewinnen und ca. 900 Teilnehmer aus der ganzen Welt, darunter Unternehmer, Führungskräfte und Entscheider begeisterten sich für die visionären Wirtschaftsthemen und nahmen die Einladung ins Sauerland an. Stargast war der ehemalige amerikanische Präsident Bill Clinton. 
 
Campus Symposium 2006
 
Bill Clinton als Stargast auf dem Symposium
Das Campus Symposium ist ein internationaler Wirtschaftskongress und wurde von der BITS (Business and Information Technology School) in Iserlohn organisiert. Hochkarätige Referenten wie der ehemalige US Präsident Bill Clinton, Audi Vorstand Ralph Weyler und O2- CEO Rudolf Gröger erörterten Themen aus Politik und Wirtschaft. Rund 900 Teilnehmer, Führungskräfte und Unternehmer sowie 150 Journalisten nahmen an der zweitägigen Veranstaltung teil.

Hohe Anforderungen an die Druckunterlagen

Eine Veranstaltung dieser Größe erforderte natürlich eine optimale Organisation mit professionellen IT- und Dokumentenmanagement-Lösungen. Für ein passendes Outputmanagement holten sich die Organisatoren professionelle Unterstützung durch M.S.E GmbH in Unna. Der Kyocera Business und Solution Partner sponserte des Campus Symposium mit Preisen und hochwertigen Output-Systemen

Geschäftsführer Michael Schwartz: „An die Drucksysteme bestanden außergewöhnliche Anforderungen, wie ein hohes Druckvolumen in kurzer Zeit, hochwertiger Farbdruck sowie ein Sicherheitssystem.“ Mehr als 2.000 Einladungen, Arbeitspapiere sowie 900 Tagungsmappen aus farbigen Vortragsskripts und Präsentationen, waren zu bewältigen. Nicht weniger aufwendig waren die Ansprüche an eine personalisierte Druck- und Zugangslösung: Während des Symposiums sollte für jeden Teilnehmer eine tagesaktuelle Agenda sowie eine persönliche Urkunde gedruckt werden. Für den parallel geplanten internationalen Studentenwettbewerb „Rubicon Contest“ war eine Print&Follow Funktion gefordert, damit die einzelnen Teams ihre Konzepte vor dem Einblick anderer Mannschaften schützen konnten. Im Rahmen des Wettbewerbs traten mehrere Teams , unter anderem aus China und Indien, gegeneinander an und stellten ihr unternehmerisches Könne unter Beweis.

Die M.S.E. GmbH entwickelte für beide Veranstaltungen ein Outputmanagement auf Basis von Kyocera-Systemen und der Sicherheitslösung KYOcontrol. Zwei Farb-Multifunktionssysteme KM-C2520, vier Produktionsdrucker FS-9130DN sowie mehrere A4 Farb- und Monochromlaserdrucker für die Arbeitsplätze des Organisationsteams kamen zum Einsatz.

Der KM-C2520 gehört zusammen mit dem KM-C3225 und KM-C3232 zu der neusten Generation farbiger Multifunktionssysteme von Kyocera. Er vereinigt die Vorteile der Schwarzweiß-Systeme in punkto Geschwindigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit mit der Vielseitigkeit des Farbdrucks. Präsentationen, Booklets oder Geschäftsunterlagen sind damit der Aufmerksamkeit der Leser gewiss.

Zur Grundausstattung gehören Netzwerk-Druckfunktion, Farbscanner und Duplexeinheit. Wie ihre Verwandten aus der Schwarzweißfamilie verfügen sie außerdem über eine 40GB-Festplatte zur Speicherung von Häufig benutzten Dokumenten.

Für eine optimale Qualität sorgen bei den Farbsystemen neue, verbesserte Technologien wie etwa ein integriertes Farbmanagement, welches Bild- und Textabschnitte erkennt, sowie ein neu entwickelter Toner.

Die im Rahmen des Wirtschaftskongresses verwendeten Systeme wurden in das Universitätsnetzwerk eingebunden und mit einer individualisierten Variante von KYOcontrol ausgestattet.

KYOcontrol
Vertrauliches Drucken und mehr Sicherheit am Ausgabegerät - diese Themen bewegen auch immer mehr Kyocera-Kunden. Jetzt gibt es die Lösung dazu: Mit KYOcontrol Business Edition landen vertrauliche Unterlagen immer in den richtigen Händen. Die Druckdaten werden dabei zunächst auf einem Server gespeichert und erst ausgedruckt, wenn sich der Absender mit seiner Karte am Ausgabegerät authentifiziert. So erhält der Empfänger die Unterlagen an einem Gerät seiner Wahl und „just in time“, d.h. unter seiner Aufsicht - unbefugte Personen haben auf die gedruckten Informationen keinen Zugriff mehr. Ein weiterer Vorteil: Die Dokumente verschwinden nicht mehr unter vielen anderen Papieren im Ablagefach - das erspart richtig Zeit. Alle Elemente für die Ausstattung eines Druckers, bzw. MFPs mit Kyocontrol Business Edition erhalten sie in einer Box. Eine Installation ist mit 25 Ausgabegeräten und/oder maximal 500 Anwendern begrenzt. Für das Campus Symposium wurde KYOcontrol gemäß den Bedürfnissen der Veranstaltung in weiten teilen verändert. Anpassungen fanden vor allem in Bezug auf die verwendeten LEGIC-Kartentechnologie, und der Aufbereitung personalisierter Dokumente statt.

„Die Tagungsunterlagen sind unsere Visitenkarte“

Für die Produktion der Unterlagen vor Ort war die störungsfreie Arbeit der beiden Farb- Multifunktionssysteme entscheidend. Da die Präsentationen und Tagungsskripts erst kurz vor der Veranstaltung zur Verfügung standen, mussten die 900 Tagungsbände kurzfristig gedruckt werden.

Doch nicht nur der schnelle, zuverlässige Druck war wichtig, auch eine Top-Druckqualität war erforderlich. „Die Vortragsunterlagen stellen quasi die Visitenkarten unserer Veranstaltung dar, deshalb ist die Druckqualität hier von besonderer Bedeutung“, betont Chef-Organisator Matthias Thelen. Die Farbsysteme erwiesen sich in der Praxis als professionelle Arbeitstiere. Mehr als 85.000 Farbseiten konnten innerhalb nur einer Woche auf einem KM-C2520 störungsfrei gedruckt werden - deutlich mehr als die empfohlene Druckleistung. „Die Qualität von Texten, Bildern und Grafiken ist sehr gut“, so Thelen. Auf diese Weise konnten die Tagungsmappen in Top-Qualität erstellt werden und den Teilnehmern pünktlich zu Beginn der Veranstaltung ausgehändigt werden.

Mit KYOcontrol wurde eine Sicherheitslösung implementiert, die identifiziertes Drucken in Kombination mit der individuellen Namenskarte erarbeitet. Jeder Teilnehmer, vom Studenten über Journalisten bis hin zum Präsidenten, konnte sich mit seinem Tagesausweis Zugang zu den entsprechenden Zonen der Veranstaltungen verschaffen und gleichzeitig an den gut postierten Kyocera-Multifunktionssystemen personalisierte Dokumente abrufen.

Die verwendeten Transponderkarten wurden von der LEGIC Identsystems, einem weltweit führenden Anbieter kontaktloser ID-Technologie und Smart Card Systemen, gestellt.

Perfekt organisiert

Dank der intensiven Vorbereitung verliefen sowohl das Campus Symposium als auch der Rubicon Contest reibungslos. Die farbigen Tagungsmappen standen pünktlich zur Verfügung. Jeder Teilnehmer erhielt am Empfang seine Namenskarte inklusive Transponderchip, mit der er sich individuell Zugang zu einer der Veranstaltungen verschaffen konnte. An den zentral platzierten Farb-Multifunktionssystemen konnten die Teilnehmer des Campus Symposium mit ihrer Karte die Tagesagenda sowie ihre personifizierte Teilnahmeurkunde ausdrucken.

Während des Studentenwettbewerbs schützten die Teams über Print&Follow ihre zu Papier gebrachten Ergebnisse vor den Blicken der Konkurrenz.

Das Feedback, das die Fachhochschule von Teilnehmern und Presse erhielt, war durchweg positiv. Matthias Thelen: „Dank der professionellen Vorbereitung und des innovativen Outputmanagements konnten wir Erwartungen der Teilnehmer erfüllen. Wir danken den Sponsoren für diese tolle Unterstützung.“